Leistung 04 · Archivierung
Belege bleiben, wie sie waren.
Revisionssichere Ablage von Belegen und Dokumenten nach den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff): unveränderbar, nachvollziehbar und jederzeit auffindbar.
- Unveränderbar, nachvollziehbar, auffindbar
- Festpreis-Angebot auf Anfrage
- Ihre Daten gehören Ihnen
Was die GoBD verlangen.
Die GoBD legen fest, wie Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen elektronisch geführt und aufbewahrt werden müssen. Diese Anforderungen stehen im Mittelpunkt – und jede davon lässt sich technisch abbilden.
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Unveränderbarkeit
Ein einmal abgelegter Beleg darf nachträglich nicht unbemerkt geändert oder gelöscht werden. Änderungen sind nur so zulässig, dass der ursprüngliche Inhalt erkennbar bleibt.
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Nachvollziehbarkeit
Jeder Vorgang muss sich lückenlos nachvollziehen lassen: Wer hat wann was abgelegt oder geändert? Ein Journal protokolliert das – automatisch, bei jedem Schritt.
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Vollständigkeit
Alle Belege gehören ins Archiv, keiner darf fehlen. Erfassung und Ablage sind so organisiert, dass nichts liegen bleibt und nichts verloren geht.
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Auffindbarkeit
Belege müssen jederzeit auffindbar und lesbar sein – für Sie im Alltag und für den Datenzugriff der Finanzverwaltung bei einer Prüfung.
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Aufbewahrung
Belege bleiben über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinweg unverändert lesbar – auch wenn sich Programme und Dateiformate in dieser Zeit ändern.
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Verfahrensdokumentation
Wie Belege erfasst, abgelegt und gesichert werden, gehört beschrieben. Den Ablauf, den wir mit Ihnen einrichten, halten wir dafür in verständlicher Sprache fest.
Erfassen, ablegen, wiederfinden.
Ein revisionssicheres Archiv ist mehr als ein Ordner auf dem Server. Drei Schritte greifen ineinander – und jeden davon richten wir für Ihren Betrieb ein.
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Erfassen
Rechnungen, Belege und Dokumente kommen als Scan, PDF oder E-Mail ins Archiv – zeitnah und vollständig, damit nichts liegen bleibt.
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Ablegen
Jeder Beleg erhält Datum, Zeitstempel und Zuordnung. Ab jetzt lässt er sich nicht mehr unbemerkt ändern oder löschen – jede Änderung landet im Journal.
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Wiederfinden
Nach Datum, Betrag, Lieferant oder Stichwort: Belege sind schnell gefunden und lesbar – im Alltag genauso wie bei einer Prüfung.
Ehrlich gesagt: Die GoBD gelten für Sie, nicht für eine Software.
Ob ein Ablauf den Anforderungen genügt, hängt auch davon ab, wie Sie ihn im Alltag nutzen. Wir sorgen für die technische Seite und beschreiben den Ablauf. Steuerliche Fragen klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Erst zuhören. Dann einrichten. Dann dranbleiben.
Vier Schritte, die sich bewährt haben – vom ersten Gespräch bis zum laufenden Betrieb. Sie wissen in jeder Phase, woran wir arbeiten – und auf Wunsch vorab, was es kostet.
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Gespräch
Wir kommen zu Ihnen oder Sie zu uns. Sie zeigen uns, wie Belege heute bei Ihnen ankommen und abgelegt werden – wir hören zu und fragen nach.
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Konzept
Sie erhalten ein Konzept in verständlicher Sprache und auf Anfrage ein Festpreis-Angebot.
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Umsetzung
Wir richten das Archiv ein, übernehmen vorhandene Belege und weisen Ihre Mitarbeiter ein – mit möglichst wenig Unterbrechung.
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Betrieb & Support
Nach dem Start bleiben wir zuständig: Betrieb, Updates, Backups, Erweiterungen. Bei Fragen erreichen Sie direkt die Entwickler.
Ein Archiv ist nur so sicher wie seine Sicherung. Deshalb gehört ein geprüftes Backup dazu.
Mehr zum Backup-ServerWas Inhaber uns zuerst fragen.
Kurz und ehrlich beantwortet. Alles Weitere klären wir im Gespräch.
Was heißt „revisionssicher“?
Belege werden so abgelegt, dass sie nachträglich nicht unbemerkt verändert oder gelöscht werden können – und dass sich jeder Zugriff und jede Änderung nachvollziehen lässt. Genau das verlangen die GoBD.
Reicht nicht ein Ordner auf dem Server oder in der Cloud-Ablage?
In der Regel nicht. In einem einfachen Dateiordner lassen sich Dateien unbemerkt ändern, überschreiben oder löschen, und niemand protokolliert das. Ein Archiv nach den GoBD verhindert genau das.
Wie lange müssen wir Belege aufbewahren?
Das regeln gesetzliche Aufbewahrungsfristen, die je nach Unterlage unterschiedlich sind. Welche Frist für welchen Beleg gilt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater. Das Archiv legen wir so an, dass Belege über die gesamte Frist unverändert lesbar bleiben.
Müssen wir Papierbelege trotzdem aufheben?
Das hängt vom Beleg und von Ihrem Ablauf ab. Für viele Belege ist das ersetzende Scannen möglich, wenn der Ablauf beschrieben und eingehalten wird. Was für Ihren Betrieb gilt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater – wir sorgen dafür, dass die technische Seite stimmt.
Was kostet die Archivierung?
Das hängt vom Umfang ab, deshalb nennen wir Preise nur auf Anfrage. Nach dem ersten Gespräch erhalten Sie auf Wunsch ein Angebot zum Festpreis. Der Preis steht, bevor wir anfangen – ohne offenes Kostenende.
Kontakt
Wie legen Sie Belege heute ab?
Eine E-Mail genügt. Ein paar Sätze zu Ihrem Betrieb und dazu, wie Belege heute bei Ihnen ankommen und abgelegt werden, reichen für den Anfang.
info@grigorchuk.deIhre E-Mail landet direkt bei Michael oder Paul Grigorchuk – nicht in einem Ticketsystem. Preise auf Anfrage.